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目次
“たった30分”の積み重ねが大きな差になる
毎日のルーティンで、データ整理やレポート整形に追われていませんか？わずか30分でも、月に10時間、年に120時間。もしこの時間をゼロにできたら、企画のブラッシュアップに充てたり、残業時間を削減してスキル学習に振り向けられたりするのではないでしょうか。本記事では、ChatGPTに簡単な指示をして、日々のタスクを一気に短縮する方法を紹介します。
生成AIが流行っているけど、使いこなせない・・・と感じていても、心配ご無用！日本語で作業内容を説明するだけなので、専門知識は不要です。
生成AIとVBA（マクロ言語）は相性抜群
- チャット形式でコード生成
ChatGPTに向かって「●●シートの空白行を削除して」などと伝えるだけでコードが生成されます。
- 試行錯誤もすぐに反映可能
動かなければ条件を追加して即再生成。コピー＆ペーストと実行のループが数分で完結します。 - 資産としての再利用性
作成したマクロはフォルダー内の他ブックにも使い回し可能。メンテナンスも「再度質問する」だけで済みます。
導入ステップ：5分で動くミニマクロを作ろう
- 作業概要を書く
例）支店（東京、大阪、名古屋・・・福岡）ごとのシートを作成する - 入出力条件を箇条書きにする
例）・ヘッダー：A列「社員番号」、B列「氏名」、C列「部署」
・処理後「作業完了」とポップアップ - ChatGPTに貼り付けて依頼する
例）上記条件で動くVBAを書いてください。
- Excelを立ち上げて、開発メニューの”Visual Basic”を開く
- コードをExcel開発画面の標準モジュールに貼り付けて実行する
思い通りに動かなければ追加指示を送り再生成する。
- マクロ有効ブック（.xlsm）をテンプレートとして保存
新規作成時にそのテンプレートを使えば、標準モジュールも含まれた状態で開始できます。
※上記操作で分からないことがあっても、ChatGPTに質問すると教えてくれます💡
プロンプトを磨く三つのコツ
- 「動詞＋目的語」で明確に指示する
NG例：「空白を削除したい」
OK例：「”Sheet1″ シートのA列の空白行を削除する」
理由： 動作（何をするか）と対象（どこに対してするか）を明確にすることで、意図通りのコードが生成されやすくなります。 - 具体的な値や条件は「”（ダブルクォーテーション）」で囲う
NG例：「データというシートで」
OK例：「”データ” シートの”売上”列にフィルターをかける」
理由： VBAではシート名やセル範囲を文字列として扱うため、プロンプトでもそれを明示しておくと誤解が減ります。 - 「ゴール」と「補足条件」をセットで伝える
NG例：「行を削除したい」
OK例：「”Sheet1″ のA列に空白がある行を削除し、処理完了後にメッセージボックスで”完了”と表示させる」
理由： 単なる作業内容に加えて、完了条件や後処理も含めると、より実用的なコードになります。
実際にありそうな業務例
（あなたが総務部で働いているなら・・・）
たとえば、以下のような日常業務にも応用できます
- 勤怠データから月別集計表を自動作成
- 各部署ごとの出張費申請一覧を分割・整理
- 年末調整対象者のリストを条件付きで抽出
- 社員名簿を部署・拠点別に分けて整形
- 経費精算書の書式チェック＆不足項目を自動で抽出
- 健康診断の対象者リストに受診状況をマージ
今日から始めるミニ課題
- 直近で行った Excel 作業を 3 行で書き出す。
- ChatGPT に貼り付け、VBA を生成。
- 空き時間にテスト実装し、効果を体感する。
ChatGPTは24時間稼働の”最強バディ”
ChatGPT は 24 時間疲れ知らずの頼りになる最強バディです。日本語でお願いするだけで面倒な Excel タスクを自動化する VBA を即座に提供してくれます。
冒頭でもお伝えした通り、毎日たった 30 分の作業を自動化するだけで、年間120時間もの価値を手にできます。今日から自動化を始めれば、来月には業務の“手間”が1日分減るかもしれません。さらに、日々こなしているルーティンは 1 つだけではありませんよね。複数の定型タスクをまとめて自動化すれば、節約できる時間もメリットも雪だるま式に増加させることも可能です。
今回は、生成AIを使いこなす第一歩として、基礎的なChatGPT活用術をご紹介しました。日々の業務を一つずつ自動化していき、浮いた時間でリスキリングや新企画の立案など、よりチャレンジングな業務にトライしてみましょう。
